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Generar tu inventario de clientes puede ayudarte a mejorar la atención que brindas a tus clientes, por este motivo Appztek.net se ha complementado y te decimos cómo utilizar esta funcionalidad.

1.- Genera el proyecto

Entra a Proyectos, ve a Menú -> Proyectos -> Proyectos y da click en nuevo, genera un nombre de proyecto y selecciona el cliente al que pertenece.

En caso de ser necesario, relaciona tu proyecto con una oportunidad, cotización, o recibo.

Posteriormente podrás relacionar tu inventario con este nombre de proyecto.

2.- Generar el modelo correspondiente para tus productos y complementarlos

El modelo te ayuda a complementar tus productos, lo puedes generar entrando al submódulo Productos -> Modelos dar click en Nuevo y completar el formulario.

Una vez generado tu modelo, complementa tu producto, haz click en la opción editar y selecciona el modelo correspondiente del listado.

3.- Generar las ubicaciones y contratos que correspondan a tu inventario

Ingresa a la vista del cliente al que le estás generando el inventario, observaras que se han colocado 2 botones correspondientes a los contratos y ubicaciones que pudieras tener con este cliente.

También puedes acceder a un listado de todos los contratos o todas las ubicaciones de todos tus clientes de forma general, solo entra a estos submódulos desde el menú clientes, también desde estas vistas generales, puedes generar nuevos contratos y ubicaciones.

La siguiente explicación se realizará considerando el ingreso desde el cliente, pero básicamente el uso es el mismo si lo haces desde las vistas generales, lo único adicional a realizar es seleccionar el cliente.

Comencemos con Ubicaciones, desde la vista del cliente, haz click en Editar Ubicaciones.

Las ubicaciones te ayudaran a saber en donde se encuentra el elemento que estas inventariando, mejorando el control de tu inventario e incrementando tu atención al cliente.

Una vez que ingresas a este submódulo, encontrarás un listado de todas las ubicaciones pertenecientes a este cliente, mismas que podrás relacionar posteriormente con el inventario, haz click en Nuevo y llena el formulario.

Genera todas las ubicaciones que consideres necesarias para tu/tus cliente/s.

Continuemos con los Contratos

Que contratos tienes con tu cliente? Garantía?, Servicio o Soporte Técnico?, de forma remota o en sitio?, Licenciamiento?, Mantenimiento?, etc.

En este submódulo puedes configurar todos los contratos que celebras con tus clientes, posteriormente podrás relacionarlos al tus inventarios o llevarlos de forma independiente.

Lo primero es generar el grupo de identificación que usarás para tus contratos, ir a Configuracion -> Configuracion de Grupos de Identificación -> Nuevo, completa el formulario y guárdalo.

Ahora hay que asignarlo para que todos tus contratos tengan un numero de folio automatico, ve a Configuración -> configuración del sistema -> clientes y selecciona el “Grupo de identificación para contratos predeterminado” haz click en guardar.

Generar y asignar un grupo de identificación para los contratos, solo se realiza una primera y única vez

Ahora regresemos al cliente y da click en el botón Editar Contratos, una vez dentro del submódulo, haz click en “Nuevo” y llena el formulario, puedes adjuntar archivos en caso de ser necesario para complementar tus contratos (el número de contrato se asignará automáticamente al guardar el formulario).

Listo, ya cuentas con los contratos relacionados con tus clientes.

3.1.- Definamos ahora los roles de los equipos inventariados

Para complementar tu inventario, en ocasiones necesitas saber qué rol está usando el equipo, por ejemplo, los servidores dentro de un site pueden desempeñar diferentes funciones, como servicio de firewall, active directory o un servicio de email, se utiliza el mismo tipo o modelo de hardware, pero su función o rol es diferente.

Para definir los roles de tus equipos, es necesario ir a Configuración -> Configuración del sistema -> Inventarios y en “Rol” agregar los roles necesarios que describan a los equipos que manejas con tus clientes.

4.- Genera el inventario

Todo está listo para generar los inventarios de tus clientes, ve a Clientes -> Inventario de Clientes -> Nuevo, te desplegará un formulario como el siguiente, concentrémonos en la primer sección “Datos del Equipo”.

Como puedes ver, solo debes asignar un nombre con el que identificarás el inventario y el estatus, ya que el cliente, contacto, proyecto y ubicación fueron capturados previamente y puedes elegirlos de las listas desplegables.

Pasemos al contrato, selecciona del listado el contrato que corresponda a este inventario, de forma automática asignará la vigencia, solo falta asignar una vigencia del proveedor en caso de que exista.

Por último, pero no menos importante, completamos la información del equipo que conforma el inventario, definimos la fecha de venta al cliente, seleccionamos el SKU del producto previamente definido en tu listado de productos, esto nos traerá la información del modelo, la marca y descripción automáticamente.

Capturamos el número de serie, seleccionamos la Relación con otro inventario(Este campo relaciona el inventario actual con otro inventario, necesario para el caso en que se incluyen otros equipos o accesorios pero están relacionados entre sí) según sea el caso, seleccionamos el rol previamente definido y si es necesario agregamos notas.

No te olvides de guardar los cambios.

Listo!, has inventariado el equipo que vendiste, ahora ya puedes programar servicios, recordar las renovaciones de contratos o mantenimientos y elevar drásticamente la atención que brindas al cliente.

Y tu, ya llevas el control del inventario de tus clientes?

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