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Cómo se debe presentar una cotización con formato profesional?

Continua leyendo y descubre cómo puedes crear una cotizacion con formato profesional en solo 4 pasos

Generalmente en una empresa, quien tiene que vender y por lo tanto cotizar, lo hace en cualquier procesador de texto u hoja de calculo ya que son las herramientas más comunes a su alcance.

Esto puede convertirse en un caos si no se lleva un control adecuado, ya que se requiere de una gran capacidad de almacenamiento y control para acomodar todo en carpetas (y una gran bodega si aun imprimes todas las cotizaciones que generas).

Sin mencionar que en muchas ocasiones para no generar tantos archivos y ahorrar espacio en disco o en tu bodega, confían en que ya lo mandaron por correo, y si lo necesitan, ahi encontraran lo que buscan.

Y si, es muy posible, aunque también, muy tedioso, buscar toda tu información en el correo, considerando que:

  • Tu administrador de correo hace respaldos periódicamente
  • Tu correo está archivado en tu PC
  • No borras ningún correo que te llega
  • Tienes control de todos tus archivados
  • Y lo más importante, recuerdas dónde y cuándo puede estar ese correo qué buscas

Pues si, tienes muy altas probabilidades de encontrar esa cotización que enviaste hace quien sabe cuanto tiempo

También cabe la posibilidad de que la persona que realizó dicha cotización haya partido a buscar nuevos horizontes, dificultando aún más la búsqueda de la información que necesitas

Appztek.net puede ayudarte a mejorar en este y otros aspectos, esenciales para tu negocio

Pero retomemos nuestro punto, cómo se debe presentar una cotización con formato profesional?

Lo primero es tu identidad como empresa

Identificate mediante el encabezado y pie de página de la cotización, incluye:

  • Logotipo, con los colores de la organización
  • Dirección fiscal
  • Razón social
  • Página web
  • Redes sociales
  • Sucursales
  • Número de hojas con las que consta el documento

En fin, toda la información que dará la cara por ti, por tu negocio, la forma en la que quieras que te conozca la gente que vea tu cotización

Segundo, Información de tu cliente y contacto, Información del agente de ventas y vigencia de la cotización

Es muy importante que cuentes con la información de contacto de tu cliente, para que sea más fácil comunicarte con él y al momento de facturar, te pueda corroborar la información necesaria para dicha acción

Así mismo, es muy importante que le otorgues a tu cliente la oportunidad de localizarte fácilmente colocando todos los datos necesarios para su comodidad

Otro dato importante es el número de cotización, la fecha de la misma y la vigencia, ya que en muchas ocasiones los precios de los productos están sujetos a cambios de acuerdo con el dólar, gastos de envío, o cualquier otro factor que influya en el precio

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Tercero, Nombre de proyecto, Texto por defecto y Notas por defecto

Asigna a tu cotizacion un nombre de proyecto de acuerdo a los artículos que estás presentando, por ejemplo: Artículos electrónicos para (Empresa o Cliente) o Renovación de hardware de seguridad para (Empresa o Cliente)

El texto por defecto es un texto que se incluye en el cuerpo de la cotización, donde se expresa que la cotización corresponde a los requerimientos de tu cliente

Las notas por defecto, son todas las notas generalmente en letra pequeña donde estípulas las condiciones de venta, entrega, transportación o envío, pago, aceptación de responsabilidades, devolución, penalización, etc. de tu cotización.

Cuarto, Tabla de artículos

Tu tabla debe contener la cantidad de todos los articulos que estas cotizando con su precio unitario y total (y si es posible, una imagen de lo que estás cotizando), resumen de subtotales con y sin impuestos, los impuestos imputables y descuentos en caso de tenerlos

Ahora que ya sabes de qué partes se compone una cotización con formato profesional te será más fácil lograr una buena impresión ante tus clientes y prospectos

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