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Ahora que sabes un poco más acerca de qué significa gasto para una empresa, te invitamos a conocer una forma de considerar esos gastos y mantener el control de los mismos dentro de tu negocio.

Una vez que conoces Appztek.net (si no, da click aquí) y lo utilizas, te das cuenta que todo se ha desarrollado para facilitar tu trabajo, ayudando así a mejorar los tiempos de tus procesos y no solo eso, también a tener un mejor control de tu negocio.

El modulo de gastos de Appztek.net no es la excepción, ya que te permitirá llevar un mejor control de todo lo que se gasta en tu negocio, ya sean gastos imputables a un proyecto, gastos por marketing y/o publicidad, consumibles, viáticos, etc.

Es así que te mostramos como funciona y si es de tu interés, puedes probarlo en nuestra demo en vivo y convencerte de lo útil que puede ser para tu negocio.

Cómo Funciona?

Una vez estando dentro de Appztek, debemos preparar la aplicación para contar con lo necesario al momento de ingresar nuestros gastos y reportes de gastos, como primer paso, definiremos el grupo de identificación para reportes de gastos, desde Configuración -> Configuración de grupos de Identificación -> Nuevo, agregaremos el nuevo grupo para este fin, como se observa en la imagen:

Una vez creado el grupo de identificación, continuamos la preparación del modulo, observa la barra de Menús y encontrarás “Gastos”, donde, antes de dar de alta cualquier gasto, debemos considerar que estos se catalogarán con una categoría y una subcategoría, por ejemplo: Gastos en general – Gasolina.

Es importante dar de alta tanto las categorías como las subcategorías necesarias que vamos a emplear para definir nuestros gastos.

Registra tus Gastos

Una vez hecho esto, podemos ingresar nuestros gastos, dando click en el submenú “Ingresar Gastos” o desde “Ver los gastos” dar click en “Nuevo”, nos aparecerá un formulario para llenar como el que se muestra.

Lo importante a recalcar es que:

  • El tipo de gasto estará formado por la categoría y subcategoría que previamente dimos de alta
  • Se puede relacionar el presente gasto con algún Cliente, Cotización u Oportunidad, (al ligar el gasto con algunos de estos ítems, observaras la ganancia después de gastos, para el caso de cotizaciones por ejemplo)
  • Podemos asignar el gasto a un “Reporte de Gastos” que veremos un poco más adelante.
  • Incluye una foto de tu(s) recibo(s) o agregalo(s) como archivo adjunto.
  • Usa campos personalizados en caso de necesitar campos adicionales para complementar tu registro, como se ve en el ejemplo: la factura

Recopilar toda la información de los gastos que manejas en tu empresa es una gran ventaja, principalmente en la toma de decisiones y planeación de nuevas estrategias, ya que podrás impactar en tus precios, los gastos que implica hacer tal o cual proyecto sin ver afectadas tus ganancias.

Al ir registrando tus gastos podrás observarlos como en la vista del ejemplo, y como te darás cuenta, algunos tienen un estatus “Asignado” o “En Aprobación”, es aquí donde entramos al tema de Reportes de Gastos.

Reportes de Gastos

Es muy bueno poder contar con una aplicación que te permite registrar todos los gastos en tu negocio y clasificarlos para saber el motivo por el que se adjudica a una cotización, oportunidad o cliente, pero también hay gastos que se generan por nuestro personal en campo y que les puede ser reembolsado, de ahí la necesidad de generar un Reporte de Gastos

En el menú de “Gastos” da click en “Ver Reportes de Gastos” y luego en “Nuevo”, ingresa el nombre del reporte, selecciona la fecha y el grupo de identificación que previamente dimos de alta (para este ejemplo, “Reporte de Gastos”) y agrega una nota para mayor referencia si lo consideras pertinente.

De esta forma podrás dar de alta tantos reportes de gastos como necesites.

Una vez generado el reporte, te presentará la siguiente vista, desde donde puedes agregar los gastos previamente dados de alta (selecciona de la ventana emergente), así mismo, puedes dar de alta nuevos gastos para asignar automáticamente a este reporte, también puedes editar y finalmente enviar el reporte al segundo nivel para su aprobación (esta última acción cambiará el estatus de los gastos que lo componen a “En Aprobación”).

También puedes asignar el gasto a un reporte al momento de su creación, seleccionandolo como se muestra en la imagen

Finalmente obtendrás un reporte como el que se ve en la siguiente imagen:

Al dar click en “Enviar”, este se asigna a la persona de la que depende el trabajador, por ej. Supervisor o Jefe quien tiene la tarea de revisar y validar que los gastos registrados en el reporte, serán considerados para su reembolso o solo registro de los mismos.

Reporte de Gastos: 2do nivel de aprobación

Para que un usuario represente un 2do nivel de aprobación en el tema de gastos, debe tener a su cargo al generador del reporte de gastos, esto se logra en Configuración -> Cuentas de Usuario -> Permisos del Usuario en el recuadro Usuario, seleccionar a quien le reporta ese usuario y quien le aprueba sus gastos.

Para nuestro ejemplo, el usuario “Invitado” le reporta al usuario “Angel Daniel Godinez”, asi mismo este último también es su aprobador de gastos, lo cual quiere decir que el 2do nivel de “Invitado” es “Angel Daniel Godinez”

A su vez, la persona que representa el segundo nivel tiene la tarea de aprobar dicho reporte para su manipulación por parte del área de finanzas, así como rechazar registro por registro o todo el reporte, acción que regresara el reporte a la persona que lo originó para corregir lo necesario dependiendo los comentarios de su superior.

Reporte de Gastos: 3er nivel de aprobación

Para representar este 3er nivel de aprobación, el usuario encargado de las finanzas del negocio debe tener habilitada en permisos de gastos la opción finanzas, esto se logra desde Configuración -> Cuentas de Usuario -> Permisos del Usuario en el recuadro Permisos como se muestra:

Si el reporte es rechazado, vuelve a iniciarse el proceso de aprobación, pero si es aprobado por el 2do nivel, el reporte pasa a estatus “En Finanzas” y se asigna al personal de finanzas quienes decidirán qué se hará con dicho reporte, ya sea “Pasar a Pago” o “Rechazar”

Una vez aprobado el pago, el estatus cambia a “En Pago”, mientras el personal de finanzas realiza los procesos necesarios para pagar el reembolso correspondiente, también se puede rechazar desde aquí.

y para finalizar el proceso, una vez realizado el reembolso, se da click en “Marcar como pagado”, el reporte así como cada uno de los gastos incluidos en él pasan a “Pagado”.

Listo! ahora conoces todo el proceso que siguen los gastos y reportes de gastos desde Appztek.net, puedes probar estos conocimientos aquí.

Contactanos, estamos para atender tus necesidades y ayudarte a resolver todas las dudas que te surjan al respecto.

Esto es solo un poco de lo que nuestra solución puede hacer por ti,
¿quieres saber más?