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Gestionar proyectos de forma exitosa no es fácil, se debe llevar un proceso definido y adecuado para cada empresa o equipo de trabajo, por este motivo te compartimos los 5 pasos para gestionar fácilmente todos tus proyectos, ya te toca a ti adecuarlo a tus necesidades, siempre apoyandote en herramientas como Appztek para que te sea aún más fácil.

1. Análisis.

El primer paso es medir el valor y la viabilidad del proyecto, por lo que será necesario hacer una evaluación mediante un Plan de Negocio y un Estudio de Viabilidad, si este se llevará a cabo o no:

Plan de Negocio. En este plan se justifica la necesidad de realizar dicho proyecto, incluyendo una estimación de los potenciales beneficios económicos.
Estudio de viabilidad. Se comienza con una evaluación de las metas a cumplir, tiempos y costos de implementación, para determinar si el proyecto puede ser ejecutado. Nos genera una idea acerca de las necesidades del proyecto contra los recursos disponibles y así determinar si es posible llevarlo a cabo.

Estas pruebas nos ayudarán a determinar si ejecutamos o no los proyectos no rentables o no viables. Sin embargo, los proyectos viables o rentables pueden ser considerados para seguir adelante con su realización.

2. Planificación.

Una vez analizado y aprobado el proyecto, es necesario establecer un plan sólido a base de guia para el equipo de trabajo, así como mantener los tiempos y presupuestos bajo control. Un plan de proyecto adecuado proporciona el conocimiento necesario para obtener los recursos necesarios y administrar proveedores al llevar a cabo nuestras tareas, así mismo, dirige al equipo a obtener productos de buena calidad, disminuir riesgos y generar la aceptación de los beneficios a las partes interesadas.

Esta planificación deberá incluir soluciones para afrontar los diversos obstáculos que se podrían encontrar durante el transcurso del proyecto, así mismo, deberá ayudar a entender los costos, alcances y plazos del proyecto.

3. Ejecución.


Mediante tareas y recursos asignados a los miembros del equipo de trabajo, se lleva a cabo la ejecución del proyecto, esto se basa en la construcción de entregables para satisfacer al cliente.

La ejecución depende en gran medida de la planificación, ya que el trabajo y los esfuerzos del equipo se derivan del plan del proyecto.

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4. Seguimiento.

Durante la ejecución del proyecto es necesario monitorear los progresos de cada tarea, tanto por parte del ejecutor, como del líder de proyecto, con la finalidad de retroalimentar al equipo de trabajo con los pormenores de las mismas.

Esta retroalimentación garantiza que las fechas de entrega sean alcanzables, de no ser así, se deben recalcular los indicadores de rendimiento clave y realizar el seguimiento de variaciones de costos y tiempos asignados. Esta monitorización es clave para mantener el proyecto en marcha sin problemas y en dado caso, avisar al cliente de posibles retrasos.

5. Evaluación.

Una vez finalizadas las tareas y completados todos los objetivos del proyecto, procedemos a cerrar y entregar al cliente, haciéndole saber la finalización y esperando su VoBo favorable. Este paso permite liberar recursos para otros proyectos, pero lo más importante, nos permite evaluar nuestro trabajo. Y es mediante la documentación, análisis de tiempos y recursos utilizados, así como de los errores y éxitos aprendidos mediante el desarrollo del proyecto que podemos mejorar procesos y fortalecer las áreas de oportunidad del equipo de trabajo.

Esta auto evaluación nos permite ser más exitosos en el futuro permitiéndonos un crecimiento personal así como empresarial.

Aunque enfrentarse a la gestión de proyectos pareciera un peso abrumador, dividirla en estos 5 pasos puede ayudar a tu equipo a gestionar incluso los proyectos más complejos utilizando tiempo y recursos de forma efectiva.

Esto es solo un poco de lo que nuestra solución puede hacer por ti,
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