Ahora que ya sabes qué es el centro de servicio de Appztek, te mostraremos la configuración de orden de servicio

Para obtener una experiencia de usuario completa, necesitas predefinir los menús que forman parte del formulario dinámico de la orden de servicio. Por lo que nos apoyaremos con los submódulos que complementan la aplicación, sigue leyendo, aquí te decimos cómo hacerlo.

Unidades de Servicio

Generar una o varias unidades de servicio (talleres) que correspondan a los existentes en tu empresa te permite repartir al personal adecuadamente, así como repartir el trabajo equitativamente.

Ve a: Configuración -> Unidad de Servicio -> Nuevo

Genera todas tus unidades de servicio o talleres como se aprecia en la imagen

configuración de orden de servicio

Asigna una unidad de servicio al usuario o usuarios que fungirán como Técnicos de servicio.

Ve a: Configuración -> Cuentas de Usuario -> Usuario -> Unidad de Servicio

Asigna el usuario a la Unidad de Servicio que pertenece

Habilita el permiso al usuario que fungirá como Técnico de Servicio

Ve a: Configuración -> Cuentas de Usuario -> Opción: Permisos

Activa la característica Tecnico de Serv.

configuración de orden de servicio

(Por que es necesario este paso? porque puede darse el caso de que tengas personal asignado a la Unidad de Servicio, pero que no sea necesariamente un Técnico de Servicio)

Una vez concluido este paso, ha quedado asignado nuestro técnico a su taller de servicio.

Configuración de Orden de Servicio y su grupo de identificación

Así mismo, es necesario configurar un grupo de identificación, para foliar las ordenes de servicio y distinguir entre cotizaciones y recibos

Configuración -> Configuración de grupos de identificación -> Nuevo

Recuerda que el grupo de identificación se genera en el campo “Formato del identificador:” que es una mezcla de:
– Los caracteres iniciales del folio, escritos que requieras
– Dar click en los links o identificadores parciales que se muestran en la flecha 1

Quedando de la forma que se muestra en la flecha 2

Configuración de Orden de Servicio Submenús Auxiliares

Ahora vamos a configurar los submenús auxiliares ve a:

Configuración -> Configuración del Sistema -> Servicio

Aquí configuraremos los settings del centro de servicio de servicio, por ejemplo, escogeremos el grupo de identificación por default y si requeriremos los datos del articulo a registrar de forma obligatoria o no

Configuración de Orden de Servicio

La siguiente sección de la configuración de orden de servicio corresponde a los submenús que aparecerán en nuestro formulario dinámico, las flechas indican el link al que debemos entrar para generar las opciones de cada uno de los menús:

Por ejemplo “Definir Tipos de Servicio”, click en Nuevo, escribir “el tipo de servicio” en el campo correspondiente y guardar.

Continuamos de la misma forma con los demás submenús para complementar la configuración de orden de servicio y definir:

  • Los tipos de Rechazo
  • Las Notas por Defecto
  • Tipos de Retraso
  • Y Recomendaciones

Recuerda que puedes seleccionar alguna de las opciones generadas para cada submenú como predefinida y aparecerá cada vez que se cree un nuevo formulario para orden de servicio

Configuración de Orden de Servicio E-mail automático

Para el envío de correo electrónico, desde el centro de servicio de Appztek, es necesario contar con un servidor de correo y su respectivo usuario y password. Antes de continuar, debemos ingresar la información del servidor de correo electrónico, como se aprecia en la imagen, y así desbloquear y completar con la configuración de orden de servicio.

configuración de orden de servicio email automático

Una vez habilitado el envío de correo automático, debemos activar y configurar los templates de correo para cada estatus de la orden de servicio. En este punto decidiremos en que estatus estaremos enviando un correo a nuestros clientes.

Templates

Como se observa en la imagen anterior, todos los templates están activados por default y cuentan con un ejemplo del correo que se envía a los clientes. Dicho ejemplo se puede modificar o eliminar y crear uno personalizado al hacer click sobre la leyenda “Editar Template * “

La siguiente imagen describe mas a detalle la configuración de un template de envío de correo:

Como puedes observar, la configuración del template para cada estatus de correo de la orden de servicio es un formulario que permite código html.

En los campos CC y CCO puedes escribir el correo de alguna persona de tu empresa a la que sea necesario enviarle copia de cada correo saliente si es el caso.

El correo de tu cliente, se agrega automáticamente y se toma directamente del registro de tu cliente, por lo que el envío de correo esta completamente automatizado y basta configurar 1 sola vez los templates de correo.

Etiquetas de Plantilla

Los recuadros azules que se aprecian en la imagen, son etiquetas de plantilla, al incluirlos en tu cuerpo de mensaje o titulo de correo tomaran la información directamente de:
– El usuario que esta enviando el correo
– Del cliente a quien se esta haciendo la orden de servicio
– Incluso información directamente de la orden de servicio

Para utilizarlos, solo hay que dar click en el campo de texto donde queremos que se imprima la etiqueta y seleccionar la plantilla de etiqueta requerida dando click sobre ella.

Estas etiquetas se imprimen con un texto preformateado encerrado en 3 juegos de llaves como este ejemplo: {{{etiqueta_de_plantilla}}} Asegúrate que al modificar tu template, las etiquetas cuenten con este formato

Finalmente, una vez configurado el servidor de correo y los templates, automáticamente se enviara un correo a tus clientes al cambiar el estatus de la orden de servicio

configuración de orden de servicio email ejemplo

Aquí un ejemplo del posible correo que llegara a tus clientes

Alarmas

En la sección de alarmas puedes configurar días, horas y minutos para la alarma que se visualiza en la tabla de Ordenes de servicio, si la Ord.Serv. ha excedido el tiempo permitido para Diagnosticar, Cotizar o Reparar el articulo que está registrado en ella misma

La siguiente imagen muestra un ejemplo del funcionamiento

Configuración de Orden de Servicio

Configuración de Orden de Servicio, Plantilla para descarga PDF

La plantilla para servicio es Appztek_Service por default, de momento es la unica.

Así mismo, debemos elegir una imagen para personalizar el encabezado del PDF, la cual debe ser tipo jpg de 800px de largo por 200px de alto y llamarse logo_top_service.jpg

Configuración de Orden de Servicio

Por último y como se muestra en la imagen anterior, habrá que configurar un pie de página para el PDF el cual puede ser:
-Cualquier texto plano
-O como se observa en el ejemplo, puede contener código HTML
-Hasta el link de alguna pagina web

Lo anterior, para mejorar la apariencia y el contenido que quieras mostrar como pie de pagina.

Ahora si!!! Estamos Listos para empezar a utilizar el Centro de Servicio de Appztek, acá te mostramos como hacer una Orden de Servicio Normal, OS en Garantía y OS rechazada

Prueba todas estas configuraciones y características en nuestra Demo en Vivo

La herramienta que necesitas en esta actualidad digital, justo al alcance de un y sorpréndete con los beneficios de Appztek para tu pyme

Recuerda que para Appztek lo más importante eres tú,  ya eres parte de la evolución que Appztek ofrece para tu pyme? haz click y pide ya tu prueba gratis

Esto es solo un poco de lo que nuestra solución puede hacer por ti, ¿quieres saber más?

Date la oportunidad de conocer una solución que complementará tu negocio

Aun no pides tu prueba gratis? también puedes visitar nuestra Demo en Vivo y probar los beneficios de Appztek CRM.