Mario Loza
Ven y conoce el proceso de realizar un servicio utilizando Appztek, simple y sencillo, facilita el trabajo de tu centro de servicio.
Ahora te mostraremos cómo procesar una orden de Servicio Normal; una vez que estamos dentro de la sesion en Appztek.net, nos dirigimos al menú Servicio -> Ver Ordenes de Servicio
Información General
Aquí podemos observar información básica de las órdenes de servicio, descubre que algunas de estas características cuentan con un tool-tip que te complementa la información
Sobre la columna de seguimiento, el tool-tip te mostrará información del último seguimiento, también puedes dar click y observar el seguimiento completo en la ventana emergente
Nueva Orden de Servicio
Muy Bien, ahora concentrémonos en generar una nueva OS (Orden de Servicio), hay que dar click en el botón Nuevo, o si lo prefieres desde el menú Servicio -> Crear Orden de Servicio
Nos mostrará en pantalla una ventana emergente donde será necesario seleccionar el cliente, el contacto, y el grupo de identificación que ya dimos de alta en la parte 1 de este tutorial, cabe señalar que en settings puedes predefinir el grupo de identificación, mismo que en el ejemplo aparece preseleccionado de forma automática
Una vez hecho lo anterior, aparecerá en pantalla el formulario dinámico correspondiente a la OS como en la imagen siguiente: (Validar del lado derecho, el número de OS, la fecha de creación y el estatus inicial “Ingreso”)
Hagamos un paréntesis: Este formulario nos lleva por diversos caminos: Orden de Servicio Normal, Orden de Servicio Rechazada y Orden de Servicio Garantía/Mantenimiento, mismos que describiremos más adelante y uno por uno, el objetivo de este tutorial es conocerlos todos, así que iniciemos con el primero.
Orden de Servicio Normal
Lo primero que habrá que hacer en el presente formulario es llenar los campos del activo que vamos a registrar y posteriormente llenar los campos personalizados si los hubiera (estos campos personalizados son opcionales y exclusivos para complementar la información faltante que cubra las necesidades de tu negocio, pudieran no existir si no son necesarios), dentro de la información que vaciaremos en el formulario para describir el activo que se va a atender, se incluye:
Tipos de Servicio, que predefinimos en la primer parte del tutorial asi que aqui solo tendremos que seleccionar el que corresponda a la OS
Nota por defecto, que también ya esta predefinida, así que solo habrá que seleccionar la deseada y verificar su contenido en el visor auxiliar
click en Guardar para aceptar los cambios
Adjuntar foto
Por último y en caso de requerirlo dependiendo de tu proceso, puedes agregar archivos adjuntos y fotos del activo que estás registrando
Una vez que se ha completado la información necesaria del activo en cuestión, se debe asignar a un taller y a un técnico de servicio, CONSIDERAR QUE UNA VEZ ASIGNADA LA ORDEN DE SERVICIO A UN TÉCNICO DE SERVICIO, YA NO SE PODRÁ MODIFICAR LA INFORMACIÓN DE REGISTRO DEL ACTIVO por lo que habrá que estar muy conscientes de haber ingresado la información correctamente
Esta última característica se puede modificar en los settings de la aplicación, aunque es poco recomendable ya que se podría modificar la orden de servicio en cualquier momento y por cualquier usuario
Elegimos el taller a donde vamos a asignar la OS (Previamente y como se explicó en la parte 1, primero se debe asignar los usuarios a la unidad de servicio o taller y habilitarles la característica para ser técnicos de servicio)
En base a la elección anterior, cambiará la información contenida en el campo que indica la flecha, y es aquí donde elegimos el Técnico de Servicio que se encargará de atender el activo registrado, no te olvides de dar click en Guardar
Diagnóstico y cotización.
Es en este momento que la OS cambia su estatus a Diagnóstico y se libera el campo “Diagnóstico” y aparece la opción Rechazado, todo esto en la sección Diagnóstico y Reparación
En el campo Diagnóstico, el usuario Técnico de Servicio deberá documentar lo necesario que involucre el diagnóstico del activo que está atendiendo, al guardar los cambios aparecerán 2 botones para cotizar los servicios necesarios a realizar así como las refacciones a utilizar y puedes escoger alguna de las 2 formas: 1. Cotizar mediante Appztek.net o 2. Cotizar mediante folios de alguna aplicación externa p.ej. ASPEL. (Pudiera darse el caso en que necesites utilizar las 2 opciones al mismo tiempo)
En lo que respecta a la opción Rechazado, es una de las disyuntivas de la aplicación que nos lleva por un camino diferente por lo que será considerada más adelante
Cotización Appztek
Forma 1: Cotizar mediante Appztek, al dar click en el botón “Crear Cotización”, nos abrirá una ventana emergente para crear una cotización de Appztek como la siguiente, donde solo habrá que fijarse que el cliente corresponda al de la OS, la fecha y el grupo de identificación que sea el correcto para cotizaciones
Posteriormente observaremos la cotización como se ejemplifica en la siguiente imagen, esta es una cotización típica de Appztek.net, si ya nos conoces, esto será muy familiar para ti, si no es así, solicita ya tu Demo!
Observa que a diferencia de las cotizaciones normales de Appztek, aquí aparece el número de Orden de Servicio al que pertenece, siendo así que puedes navegar entre la cotización y la orden de servicio directamente solo dando click en el link que indica la flecha, acá te mostramos como se aprecia la cotización desde la Orden de Servicio, observa también que el estatus ha cambiado a Cotización.
Cotización externa
Forma 2: Cotizar mediante alguna aplicación externa a Appztek.net; al dar click en el botón Folio Cotización, aparecerá una ventana emergente para ingresar el folio de la cotización, monto y folio de autorización en caso de que lo lleve para tu aplicación externa, cabe señalar que estos folios se ingresarán de forma manual y se considerarán sólo para fines visuales y de referencia de la Orden de Servicio ya que tanto los folios como los montos de estos no se consideran en dentro de Appztek.net para sumar o restar ganancias en los diferentes módulos
Autorización de la Orden de Servicio Normal
Una vez ingresado el folio, lo puedes observar en la OS y editarlo desde ahí en caso de ser necesario, así mismo, al editar el folio puedes proceder a autorizar o rechazar el mismo y hasta borrarlo si asl lo consideras
Puedes dar de alta tantas cotizaciones como te sean necesarias para satisfacer las necesidades de tu cliente, lo que es muy importante considerar es que UNA VEZ QUE SE AUTORIZA UNA COTIZACIÓN (ya sea de Appztek o externa), YA NO SE PUEDEN AGREGAR MÁS COTIZACIONES.
Autorización de la Cotización con Appztek
Autorización: forma 1, con cotización de Appztek, en este caso si tu cliente a aceptado la cotización, bastará con cambiar el estatus de la misma a Cerrado, en ese momento, automáticamente cambiará el estatus de la OS a Autorizado y el monto de la cotización cambiará a color verde.
Autorización Cotización Externa
Autorización : forma 2, Con folio externo, para este caso, si tu cliente a autorizado tu cotización que manejas en tu sistema de cotizaciones, basta que entres a editar el folio que ingresaste, dar click en el check Autorizar y enviar, una vez hecho esto, la OS cambiará a estatus Autorizado y el monto de la cotización cambiará a verde.
Orden de Servicio Autorizada
Orden de Servicio Normal, Reparación
Para ambas formas, una vez autorizada la OS, se libera el campo Notas de Reparación, donde el Técnico de Servicio podrá describir lo necesario acerca de la reparación, así como dar recomendaciones de uso y/o mantenimiento del equipo, Al escribir las notas de reparación será necesario guardar antes de seleccionar las recomendaciones, ya que se borrara el contenido de la casilla si no está guardado.
Aquí mismo podemos observar que se libera el campo Retraso, este nos servirá para expresar que tenemos un retraso en la reparación del activo que se está atendiendo, estos motivos de retraso los hemos predefinido como se explicó en la parte 1 del presente tutorial, al seleccionar la casilla retraso, el motivo del mismo y guardar, se registrará en el resumen de seguimiento el retraso que estamos sufriendo
Recomendaciones de la reparación
Veamos ahora las recomendaciones, al dar click en este link, nos desplegará una ventana emergente la cual nos mostrará las recomendaciones predefinidas como lo aprendimos en la parte 1 de este tutorial y se observara de la siguiente forma.
Al elegir las recomendaciones deseadas y enviar, estas se incluirán en el campo Notas de Reparación con toda la información previamente guardada.
Por último para finalizar con la reparación del equipo, seleccionamos la casilla Reparado y guardamos, esta acción nos cambiará el estatus de la OS a Reparado.
Registro de recibos con Appztek
Muy Bien!, hasta ahora ya hemos visto cómo se genera una OS, como se alimenta con la información necesaria, se documenta el diagnóstico del activo que se está atendiendo, se cotiza por medio de Appztek o folios Externos, se documenta lo sucedido en la reparación y se dan recomendaciones al cliente para una mejor experiencia del usuario al utilizar su equipo, pero falta algo muy importante! que nos paguen la reparación y principalmente registrar ese pago en nuestra herramienta, para esto también tenemos 2 formas.
Pago: Forma 1, Generar un recibo y registrar el pago desde Appztek.net, partiremos del hecho que ya se ha generado una cotización desde Appztek.net y la misma se encuentra en estatus cerrado ya que nuestro cliente nos autorizó realizar la reparación sabiendo que debería cubrir ese costo, entonces pasaremos la cotización a recibo emitido, esto nos muestra una ventana emergente donde habrá que configurar la fecha del recibo y validar que el grupo de identificación sea el correcto.
Posteriormente observaremos el recibo como se ejemplifica en la siguiente imagen. Este es un Recibo típico de Appztek.net, si ya nos conoces, esto será muy familiar para ti, si no es así, solicita ya tu Demo!
Observa que a diferencia de los recibos normales de Appztek, aquí aparece el número de Orden de Servicio a que pertenece; siendo así que puedes navegar entre el recibo y la orden de servicio directamente solo dando click en el link que indica la flecha. Así mismo nos habilita un check para crédito al cliente. Este se utiliza en los casos de clientes VIP al que le das crédito y no te paga de forma expedita por tus servicios; si este es el caso, se da click en la casilla y se guarda el recibo. Esto hace innecesario el pago de los servicios en la OS. (El cobro de estos servicios extemporáneos corresponderá al área de finanzas para que se lleven a cabo).
Un poco más adelante explicaremos como funciona la opción Crédito al Cliente, mientras tanto, acá te mostramos como se aprecia el recibo desde la Orden de Servicio.
Pago del recibo Appztek
A este tipo de recibos, podemos anexarles el/los pago(s) correspondientes registrándolo de la siguiente manera:
– Validamos en el recibo que el total es correcto, lleva impuestos etc.
– Damos click en opciones
– Click en ingresar pago
Aparece una ventana emergente donde validamos el total del monto a pagar correcto, colocaremos la fecha, elegiremos el método de pago, documentamos notas y enviamos
Automáticamente nuestro recibo queda en su estatus final que es Pagado y nuestra OS pasa a estatus Pagado
Registro de Recibos Externos y Folios de Pago
Forma 2; Generar recibo(factura) y registrar pago con Folios Externos. Partiremos del hecho que se ha generado una cotización externa a Appztek.net y la misma se encuentra aprobada; ya que nuestro cliente nos autorizó realizar la reparación sabiendo que debería cubrir ese costo. Entonces generamos un folio de factura dando click en el icono folio factura que está al final del folio de cotización; este se muestra en el apartado Cotizaciones ligadas. Finalmente nos muestra una ventana emergente donde habrá que ingresar:
- Folio de la factura
- Monto
- Folio del pago
como se muestra en la siguiente imagen.
Acá te mostramos como se observa el Folio Factura desde la Orden de Servicio, dando click sobre el mismo, se puede editar y como se observa en la imagen, también se puede autorizar el pago para lo que hay que chequear la casilla Autorizar Pago y enviar
Automáticamente el Folio Factura queda en estatus Pagado y nuestra OS pasa a estatus Pagado
Para ambas formas, aca se muestra el estatus de la OS en pagado
Entrega al cliente, Orden de Servicio Normal
Como se observa en la imagen, también se libera la sección Entregar al cliente. Aquí documentamos a quien le entregamos el activo; si se requiere documentamos lo necesario y referente a la entrega en el campo Notas de Entrega
Crédito al cliente
Hagamos un paréntesis en este punto; ya que hace falta explicar una de las opciones que es Credito al Cliente, como habíamos explicado; esta opción se utiliza desde un recibo de Appztek en el cual se chequea el box Crédito al Cliente y se guarda el recibo.
Como se había indicado, la acción anterior nos permitirá entregar el activo al cliente una vez haya sido concluida la reparación del mismo; esto es, de forma automática cuando la OS pasa a estatus Reparado, se libera el campo Entregar al Cliente; en este campo se documenta a quien se entrega el activo y las notas referentes a la entrega en el campo Notas de Entrega.
Una vez realizada la documentación de entrega al cliente; damos click en el botón Entregar con lo que llegamos al final del ciclo de vida de nuestra Orden de Servicio. Ya que al entregar el activo al cliente, ya no se puede modificar la OS quedando disponible para consulta del historial de nuestro cliente.
Continuemos, durante todo el proceso de llenado de la OS si es necesario se puede descargar el PDF correspondiente; donde se plasmara todo lo acontecido en la presente Orden de Servicio, click en Opciones -> Descargar PDF.
Seguimiento interno
Como último punto, hablemos del Seguimiento; Es vital considerar a tus clientes y darles la mejor atención que se merecen. El seguimiento a su Orden de Servicio es parte de ello.
Como ya has visto en el formulario de cada Orden de Servicio, se cuenta con una sección de Seguimiento; este seguimiento funciona de la misma forma que en Oportunidades, Cotizaciones y Recibos; por lo que si ya formas parte de Appztek.net, esto será muy familiar.
Lo que tienes que saber acerca del seguimiento es:
- 1. Incluir una frase o cita de Seguimiento como se muestra en la imagen
- 2. Setear la fecha en que necesitas el sistema te muestre que debes realizar lo que tu seguimiento indica
- 3. Guardar
Podrás visualizar y dar un seguimiento adecuado desde la tabla de Ordenes de Servicio apoyandote con el tooltip
O dar click y visualizar el seguimiento completo desde una ventana emergente
Para todos los casos de seguimiento, puedes visualizar 3 colores
- Negro/Azul con letra delgada: tu seguimiento está programado para días futuros o no está activado
- Verde con letra gruesa: tu seguimiento está programado para hoy, habrá que atenderlo durante el dia
- Rojo con letra gruesa: tu seguimiento ha sobrepasado la fecha límite, habrá que atenderlo a la brevedad
Ahora si!!! Utilizar el Módulo de Servicio de Appztek.net te resultara sumamente facil
Recuerda que para Appztek lo más importante eres tú, ya eres parte de la evolución que Appztek te ofrece?
Esto es solo un poco de lo que nuestra solución puede hacer por ti, ¿quieres saber más?
Date la oportunidad de conocer una solución que complementará tu negocio