Irvin Alejandro
Ahora te enseñamos cómo se usa el módulo de gastos de Appztek, para que lleves el control de una manera más fácil y no solo inviertas el dinero en donde más se necesita; sino también el tiempo que ahorras al utilizar esta herramienta.
Preparando el módulo de gastos
Antes de empezar hay que hacer unas pequeñas configuraciones para poder preparar el modulo y que puedas ver en que se están usando los recursos.
lo primero es asignar una categoría(destino del gasto) y una sub-categoría(tipo de gasto) a los gastos.
Generando un Gasto
Ahora estás listo para poder ingresar gastos:
ve a la pestaña de gastos y selecciona ingresar gastos.
En donde te mostrara un formulario para poder cargar los gastos.
En una sola pantalla se ingresan todos los datos necesarios para poder ingresar el gasto; adjunta tu factura o alguna imagen desde tu dispositivo móvil para respaldar el gasto siguiendo los lineamientos de gastos de la empresa.
También puedes relacionarlo con algún tipo de actividad, ya sea un cliente, un lead o una cotización.
Puedes usar los campos personalizados para agregar algún campo que solicites llene tu gente.
También puedes usar el campo de tipo de cambio si es que ti gasto fue en alguna moneda extranjera.
Módulo de gastos: Reporte de gastos
Dentro del módulo también cuentas con los reportes de gastos, por ejemplo cuando hacen un viaje o un proyecto; para que se vea reflejado como un solo gasto. Ahora te mostramos cómo.
Para generar un reporte de gastos puedes ir al tab de gastos y seleccionar la opción de reporte de gastos.
al entrar tendrás la opción de editar algún reporte que esté ya en el sistema o iniciar con uno nuevo; hoy te explicamos cómo generarlo desde cero. Así que damos clic en Nuevo
aparecerá el formulario de Reporte de gatos.
Una vez que se han llenado ésos 4 campos el reporte de gastos está listo para que le sean asignados los gastos; al guardarlo te llevará a la pantalla para poder agregarlos.
Puedes generar el gasto desde esta ventana o agregar alguno ya existente:
Listo ahora puedes agregar tantos gastos como se hayan realizado.
Módulo de gastos: Flujo de aprobación Reporte de gastos
El reporte está completo; ahora sigue el flujo de aprobación.
Hay cinco etapas en el flujo de aprobación:
Borrador: estado en el que permanece mientras se asignan gastos.
Enviado: se revisa que el Gasto esté de acuerdo al proyecto o cual sea que haya sido destinado.
En finanzas: se revisa que los documentos respalden adecuadamente el gasto para poder hacerlo deducible.
En pago: este estado permanecerá hasta que el reporte sea pagado y sea cambiado al estado en pago.
Pagado: finaliza el ciclo del reporte de gastos y puede ser accesado en cualquier momento.
En cualquier punto el reporte puede ser Rechazado y colocar alguna nota de rechazo para que sea corregido y vuelva a ser enviado.
Al ser rechazado automáticamente vuelve al estado de borrador; corrigelo y vuelve a enviar.
Con esto te hemos enseñado cómo se usa el módulo de gastos de Appztek; agradecemos tu preferencia.
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