Mario Loza
Una vez analizada la viabilidad de un proyecto, habrá que comenzar la planificación, y aunque esta podría llevarse en algún editor de texto u hoja de cálculo, muchas veces se pierde la visibilidad tanto del proyecto como de las tareas pertenecientes al mismo. Una solución es utilizar una aplicación o sistema como proyectos y tareas Appztek, que te permite desarrollar tu planificación de proyectos de forma sencilla, sigue leyendo para que aprendas como se hace.
Nuevo Proyecto
Lo primero es generar un nuevo proyecto (Consideramos que ya cuentas con clientes y contactos registrados en Appztek, así como los usuarios correspondientes quienes ejecutarán cada una de las tareas y cuentan con el licenciamiento necesario para utilizar el modulo)
Desde la barra de menús de Appztek, seleccionamos Proyectos -> Crear Proyecto.
Llenaremos el formulario de Proyectos con un nombre y prioridad, seleccionamos nuestro cliente y de forma opcional, podemos escoger un Lead, una Cotización o un Recibo, o los 3 si contamos con los elementos para ligarlos al proyecto.
Automáticamente nos muestra la vista de Proyectos, donde seleccionaremos el que acabamos de crear entrando a la vista general de nuestro proyecto.
Agregar Tareas
Como se observa, no tenemos tareas.
Agreguemos algunas dando click en el botón “+Tarea”, y llenaremos el formulario, asignando un nombre a la tarea y un propietario de la misma. El nombre del Proyecto y del Cliente aparecen automáticamente, posteriormente:
- seleccionamos nuestro contacto
- en caso que tengamos ya un contrato (Previamente registrado en el inventario de clientes Appztek) para la realización de la tarea
- Descripción de la tarea
- Responsable (Indicar si es el mismo propietario u alguna instancia externa quien se responsabilizará de que la tarea se lleve a buen fin)
- Costo de realización de dicha tarea
- Grupo de tareas: Planeación, Implementación, Configuración, Pruebas y entrega
- Fechas y Horas propuestas de inicio y fin de dicha tarea
(Las fechas reales de inicio y fin de la tarea se colocarán automáticamente al cambiar el estatus:
Fecha de inicio real = Estatus En Progreso, Fecha de finalización Real = Estatus Completado) - El avance dependerá de que tanto a progresado la tarea y debe configurarse de forma manual por el propietario de la misma
Como se observa en la imagen, se debe guardar esta primera parte de la tarea antes de poder agregar archivos adjuntos y dependencias.
Así mismo, se observa que existe un campo de seguimiento, para dar un seguimiento puntual.
En este campo detallamos todos los pasos, fallos y aciertos de la presente tarea.
Y si es necesario configurar un recordatorio para mantener el seguimiento al dia.
Una vez guardada la tarea, podemos establecer otras tareas de las cuales dependerá la que estamos configurando, a continuación, se muestra el mismo proyecto con más tareas guardadas para ejemplificar dicho paso
Proyectos y tareas Appztek te permite visualizar diagramas de gantt para ampliar la visión de tus proyectos.
Una vez configuradas las tareas con sus respectivas dependencias, obtendremos la siguiente vista con su correspondiente diagrama de Gantt, como se observa en dicho diagrama, la línea de la grafica en azul representa el avance global del proyecto, también aparecen 2 lineas por tarea, mismas que corresponden a la línea del tiempo de fechas propuestas y fechas reales, de esta forma puedes obtener la correspondiente desviación y ajustar tus tareas en futuros proyectos
Observando la desviación
Acá te dejamos un ejemplo de un proyecto finalizado donde se aprecia la desviación mencionada anteriormente, como se observa, para la primer tarea se pudo haber programado 7 horas menos de trabajo, así mismo, la segunda tarea se pudo haber completado un dia antes, es así que tomando en consideración estos resultados, podemos administrar mejor nuestros recursos en Proyectos y Tareas futuras.
De esta forma, y con ayuda de Appztek, será más fácil tomar decisiones para tus proyectos y asignación de recursos
Esto es solo un poco de lo que nuestra solución puede hacer por ti,
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