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Un proyecto exitoso depende completamente de su gestión. Para esto, debemos considerar 5 fases, las cuales nos ayudarán a llevar una gestión del proyecto de forma ordenada, así mismo, nos ayudarán a medir nuestro trabajo generando un aprendizaje y crecimiento continuo.

5 Pasos para tener una gestión de proyectos exitosa

Paso 1. Análisis de viabilidad
El paso inicial para realizar cualquier proyecto es analizar la viabilidad del mismo, considerar variables como son: costos, recursos y tiempo. Con este estudio podemos darnos cuenta de que posibilidades tenemos para llevarlo a cabo.

Para hacer un análisis de este tipo, es más fácil si contamos con una herramienta más poderosa que solo una hoja de calculo, donde podamos llevar un seguimiento adecuado del proyecto así como de cada una de las tareas que lo conforman.

También es necesario analizar el alcance que va a tener el proyecto, así como los plazos pactados, costos previstos y calidad que se pretende alcanzar.

Paso 2. Planificación
Una vez analizada la viabilidad del proyecto y previo a su ejecución, debemos hacer la planificación. En este paso definiremos todos los componentes y tareas, que en conjunto, completarán el proyecto.

Para aprovechar al máximo estas tareas, hay que realizar estimaciones de esfuerzo, costes y determinar qué recursos son necesarios, así como el timing de cada una de ellas, definiendo así el plan del proyecto.

Paso 3. Ejecución
En este paso, es donde la empresa tiene que hacer lo que mejor conoce y sabe hacer al ejecutar cada una de las tareas, nos referimos a cómo aplicar las técnicas, la forma de administrar los recursos, gestionar sus procesos y finalmente enfrentar los problemas que pudieran surgir.

Es muy importante contemplar el entorno de trabajo, así como la asignación de tareas planificadas vs disponibilidad de recursos, sin olvidar gestionar todas las peticiones de mejoras o cambios ya sean por parte del cliente o derivadas de la ejecución de las tareas.

Paso 4. Seguimiento y Control
Este paso es muy importante ya que por medio de los datos relativos a la evolución real del proyecto, podemos determinar si en realidad se está cumpliendo la planificación de las tareas y del proyecto en sí, así como saber si se están superando los estándares de calidad esperados, por lo que debemos llevar un seguimiento adecuado y tener el proyecto en control.

En esta etapa se recomienda tomar las medidas que se consideren oportunas para hacer los ajustes necesarios en la ejecución de las tareas, tanto presentes como futuras, logrando un mejor desarrollo de nuestro proyecto mejorando así la gestión del producto final.

No debemos olvidar la documentación de las tareas, facilitando la realización de los informes pertinentes de seguimiento, de ahí nace la importancia de tener una herramienta que te ayude a gestionar tus proyectos y tareas otorgando el seguimiento adecuado de las mismas.

Paso 5. Cierre del proyecto
Crear una fase final para asegurarnos que todo está bien resuelto, evaluarlo y así dar por cerrado el proyecto, te guiará automáticamente en un proceso de mejora continua, ya que puedes aprender de los puntos de oportunidad que se presentaron durante la ejecución de las tareas, esto es muy importante ya que te permitirá tomar mejores decisiones futuras.

Puedes apoyarte con diagramas de Gantt y/o checklists, puesto que, al ser herramientas visuales, te ayudarán a determinar resultados.

Te recomendamos hacer un cierre formal del proyecto con todos sus elementos relacionados, analizar los resultados finales vs las expectativas iniciales y siempre actualizar tu base de conocimiento.

Listo! ya sabes lo que debes considerar para que todos tus proyectos se lleven a cabo con éxito!

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