Mario LozaAntes de saber cómo se maneja una Orden de Servicio Rechazada y su variante de Reincidencia, recapitulemos:
Ya sabemos que es el centro de servicio de Appztek, como configurar el centro de servicio, también cómo generar una orden de servicio “Normal” desde inicio a fin con sus 2 variantes: cotizaciones desde Appztek y cotizaciones externas, y descargar su PDF.
Así mismo aprendimos como apoyarnos con el centro de servicio al dar seguimiento.
Ahora tenemos que reconocer que tanto por motivos pertenecientes a la empresa como ajenos, siempre habrá algún tema de rechazo. Continua leyendo para saber como puedes manejar las Ordenes de Servicio Rechazadas
La siguiente imagen muestra una Orden de Servicio previamente llena con lo necesario para registrar el articulo que ingresara al centro de servicio. Así mismo, ya se ha asignado al Técnico de Servicio quien está por diagnosticar el problema…
Como observamos en la imagen, la orden de servicio ha habilitado la opción “Rechazado” y el motivo de rechazo. Esto es debido a la posibilidad de rechazo de la OS por diferentes motivos:
-Error en la información de registro del activo
-Arrepentimiento del cliente seguido de la devolución de su articulo
-Otros motivos
En estos casos, bastará con chequear el box “Rechazado”, elegir el motivo correspondiente y guardar, generando las siguientes acciones:
- Se cambia el estatus de la OS a Rechazado(estatus final)
- Se guarda en el resumen de seguimiento el motivo de rechazo
- Ya no se puede modificar la OS, tampoco se puede documentar un diagnóstico y por consiguiente no se podrán dar de alta cotizaciones
- Se habilita la sección Entregar al Cliente
Aún es posible dar seguimiento en caso de ser necesario, lo que es importante considerar es que:
-Aunque esté habilitada la sección “Entregar al Cliente”
-Y se documente y entregue el activo al cliente
El estatus Rechazado prevalecerá, con la finalidad de obtener estadísticas y poder hacer filtrado por estatus y motivos de rechazo.
Así mismo, esta característica donde podemos tener una Orden de servicio rechazada, estará habilitada durante parte del proceso de atención, ya que puede suceder un rechazo desde el registro hasta antes del pago del trabajo, siendo así que al registrar la autorización y pago de la OS, ya no se podrá efectuar un rechazo de la OS.
Reincidencia de una Orden de Servicio Rechazada
Una situación por la que podría presentarse el caso de rechazo de una OS es porque el cliente no acepta la cotización que se ha efectuado, por lo que seguiremos el siguiente ejemplo.
Aprovecharemos para explicar la Reincidencia de la Orden de Servicio Rechazada, asumiendo el siguiente escenario:
— Nuestro cliente nos presentó un articulo para reparación, mismo que se ingresó y genero el PDF impreso con la Orden de Servicio OS-20190411102 (que corresponde al ejemplo de rechazo anterior) pero se arrepintió de dejar el activo porque va a cotizar en otro lado.
El articulo le es devuelto, se rechaza y documenta la OS y el cliente se retira, horas después regresa con la intención de “ahora si” dejar el activo para su valoración —
Corresponde volver a capturar la OS con todos los datos que ya habíamos capturado anteriormente.
Entonces para no trabajar doble utilizamos la opción “Reincidencia“, desde la OS rechazada, dar click en Opciones -> Reincidencia como se muestra en la imagen:
Esta acción nos genera una nueva OS con un nuevo numero de identificacion pero con toda la información de la OS anterior, sólo habrá que corroborar el nombre del cliente y del contacto, así como del grupo de identificación.
Como se observa en la imagen siguiente, puedes navegar entre la OS Anterior y la Posterior dando click en el número de OS que se muestra dentro del recuadro superior.
Continuando con nuestro ejemplo, esta nueva OS se asigna a un taller y un Técnico de Servicio, se diagnostica el activo y se genera la cotización correspondiente, se localiza al contacto e informa acerca del costo de reparación, este a su vez nos rechaza la cotización pidiendo nuevamente se le entregue el activo, la OS quedaría de la siguiente forma:
Se entrega el articulo al cliente y finalizamos la OS.
Como hemos visto hasta ahora, podemos utilizar la opción reincidencia para generar una nueva OS con la misma información de una OS anterior. La única condición, es que la OS a la que generamos reincidencia debe estar finalizada, o sea, en estatus Rechazado o Entregado.
Ahora si!!! Utilizar el Centro de Servicio de Appztek te resultara sumamente fácil
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